Прием заказа на проведение банкета имеет ряд особенностей, причем как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. В этом обзоре мы расскажем вам, на что нужно обратить внимание.
Базовая задача на этом этапе для заказчика — проговорить все моменты предстоящего события, чтобы понять, соответствует ли площадка его требованиям или нет, а для исполнителя важно понять, чего хочет заказчик, чтобы постараться все сделать на высоте.
И начать нужно с уточнения форма банкета, он, как известно, бывает нескольких вариантов:
- банкет-коктейль;
- «все включено» или полное обслуживание официантами;
- банкет с частичным обслуживанием;
- прием фуршет;
- банкет-кофе;
- банкет-коктейль-фуршет;
- банкет-чай.
Подробнее о всех вариантах вы можете почитать в нашем специальном обзоре: «Типы обслуживания в деталях«.
Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности, а иногда, разительно отличается от других, например, некоторые площадки отказываются от фуршетных мероприятий только потому, что подготовить зал для этого просто невозможно, однако банкеты проводят регулярно. Поэтому проговаривание формата в самом начале даст и заказчику и исполнителю понять, имеет ли смысл обсуждать все последующее или нет.
Квалификация персонала
Заказчику стоит обратить внимание исполнителя на квалификацию официантов! Обслуживание таких мероприятий доверяют только профессионалам с высокой подготовкой — звучит, возможно, банально, но, далеко не всегда такая простоя рекомендация соблюдается! Поэтому, если вы заказчик, обратите внимание вашего исполнителя на этот момент!
Для официантов, обслуживающих такие мероприятия, необходима пунктуальность, ритмичность, четкость, расторопность и слаженные действия, впрочем, об этом у нас есть отдельный обзор.
Тонкости приема заказов на обслуживание банкета
Как правило, прием заказов на обслуживание юбилеев, свадеб и прочих торжеств осуществляется администратором, метрдотелем или директором / управляющим, ивент менеджером. Принимая заказ, исполнитель должен обговорить ряд вопросов связанных с проведением банкета, например:
- выяснить точную дату проведения мероприятия;
- уточнить количество приглашенных и все, связанные с ними нюансы (возраст, пол, профессии и национальность);
- форму оплаты клиента;
- характер торжественного события;
- сумму, затрачиваемую на каждого из гостей;
- общую стоимость заказа;
- список гостей.
В процессе оформления заказа клиенту предлагают:
- осмотреть помещение, где будет проводиться банкет,
- посмотреть расстановку мебели,
- оценить оформление зала
- и примерно прикинуть, как рассадить гостей.
Также необходимо уточнить:
- подадут ли аперитив,
- нужно ли музыкальное сопровождение во время банкета,
- стоит ли украшать столы цветочными композициями и
- нужно ли место для танцев.
Работник, который займется приемом заказа, должен рассказать клиенту о правилах работы предприятия, порядке обслуживания и возмещения вероятных убытков, причиненных по вине заказчика и гостей.
Завершающий этап
После обсуждения меню, клиенту, как правило, предлагают внести предоплату в размере 50% от общей стоимости услуг, после чего кассир выписывает кассовый ордер, к которому прилагается квитанция и вручает бумаги заказчику. Все нюансы относительно банкета заносятся в книгу учета. Некоторые компании заключают также договора.
Далее, за два дня до наступления торжества, исполнитель вместе с клиентом составляет и оформляет заказ-счет, который выписывается в пяти экземплярах. Документ утверждается начальством руководством и передается в кассу. Туда же заказчик должен внести доплату и подписать заказ-счет. После этого, кассир поставит штамп «оплачено» и передает один экземпляр клиенту, второй оставляет себе (для последующей передачи в бухгалтерию), а остальные три получают бригадиры, официанты и прочие работники.
Автор
Ефимова Анна
Пишу с душой
Источник: