Организация корпоративного банкета без опыта — достаточно сложное и затратное по времени занятие. Упущение даже небольших деталей может привести к неблагоприятным последствиям, поэтому редакция журнала Events’pro Magazine совместно со службой букинга Events’pro Booking подготовили небольшую шпаргалку, которая поможет не забыть о самых существенных моментах при выборе банкетного зала.
Итак, самые критические моменты, без которых можно в принципе остаться без мероприятия:
- Раннее начало поиска банкетного зала. Если речь идет о корпоративе в честь классических праздников, таких как Новый год, 8 марта, 23 февраля, начинать подбирать зал нужно за 3-4 месяца. Так вы практически гарантированно проведете мероприятие в самом понравившемся вам зале.
- Раннее бронирование понравившегося зала. Если Вы уже нашли зал, который Вам подходит по всем критериям, сомнения в сторону — бронируйте! Кстати, при раннем бронировании в большинстве случаев вы получите скидку!
- Дата мероприятия. При выборе даты, важно не забывать, что стоимость банкета во многих учреждениях зависит от дня недели и сезона, поэтому при разговоре с менеджером нужно обязательно уточнять стоимость не только на конкретную дату, но и соседние дни.
- Бюджет. Если Ваш бюджет ограничен, то выбирайте рестораны без пробкового сбора и возможностью приносить свой алкоголь и фрукты. Артистов и тамаду можно выбрать из невысокой ценовой категории.
Далее мы расскажем о некоторых особенностях банкетных залов, которые также очень важно учитывать:
- Транспорт. Многие задаются вопросом о том, как гостям добираться до банкетного зала только накануне события. Советуем подбирать площадку с учетом удобства для гостей, в особенности, это касается загруженных дат календаря! Например, накануне новогодних праздников, когда на дорогах лежит снег, с ним не справляются коммунальные службы, и весь город стоит в одной большой пробке! В таких случаях советуем искать банкетный зал оптимальный для большего количества гостей.
- Инфраструктура и окружение площадки площадки. Задумайтесь, что вы хотели бы видеть рядом с банкетным залом! В Петербурге есть залы, расположенные в промышленных зонах! На фотографиях этого не видно, а адрес вам может ни о чем не сказать! В противовес этому есть прекрасные площадки на берегу водоемов, озер, рядом с парками, со своей зеленой территорией, с детскими площадками, на берегу Финского залива, с открытыми верандами, с панорамным видом на центр города и так далее.
- Действительный размер зала. Добросовестные банкетные менеджеры знают, какое количество гостей может комфортно разместиться в стенах зала. Однако, встречаются и такие, для которых ситуация «как в маршрутке в час пик» — допустима. Поэтому, помимо чтения сухих показателей на сайтах о вместимости, нужно обязательно проговаривать этот момент! А если вы предпочитаете проводить мероприятия в просторных залах, прибавьте к вашему количеству гостей 20-30 человек и выбирайте зал исходя из полученной цифры. Учтите, что это будет дороже!
- Специфика мероприятия. Если вы планируете провести мероприятие в определенном стиле, то учитывайте это при выборе банкетного зала. Зал с предопределенной в интерьере стилистикой сэкономит ваш бюджет на оформлении.
- Возраст и статус гостей. У молодых компаний часто пользуются спросом креативные пространства, чего не скажешь о более степенной аудитории, для которой лучше выбирать классические площадки! Кстати, если вы планируете пригласить на мероприятие специальных гостей (бизнес партнеров, звезд, именитых людей), обязательно подумайте об их статусе и задачах, которые вы ставите перед собой от их присутствия! Для звезд и именитых людей появление на публике в заведении низкого качества — неприемлемо, то же самое можно сказать и о бизнес партнерах, которые приглашаются, как правило, для закрепления деловых связей.
- Кухня. Учитывайте предпочтения ваших гостей при выборе кухни. Лучше выбирать классическую, всем знакомую.
- Тип развлечений. Будут ли танцы, экстремальные шоу, нужна ли сцена? Звуковое и световое оборудование? Нужен ли спа-комплекс или баня?
- Особенности залов. Панорамный вид, камин, детская комната, своя кондитерская и т.д.
- Размещение после банкета. После мероприятия планируете отправиться домой или остаться ночевать в отеле?
После того, как вы определитесь с вышеуказанными пунктами, подумайте, а чего точно вы не хотите на мероприятии!? Возможно, вы будете категорически против, если в помещении будут еще компании, либо для вас недопустимо отсутствие диетического меню, либо ресторан в темных тонах не подходит к стилю вашего праздника.
Ответы на эти вопросы позволят более осмысленно подойти к выбору банкетного зала и прийти к оптимальному решению.
В статье не возможно описать все нюансы, которые необходимо учесть, так как они напрямую зависят от типа мероприятия, от пожеланий заказчика и пр. Мы попытались максимально упростить Вам поиск, но все же считаем, что быстрее и качественнее это могут сделать только профессионалы, которые досконально знают все предложения города и смогут вам подобрать лучший вариант.
Автор
Ефимова Анна
Пишу с душой
Источник: