Вы пунктуальный человек? Вы делаете свои дела вовремя? У вас получается справляться с делами даже раньше дедлайна? Если ответ на эти вопросы звучит как «нет» – вы недостаточно хорошо управляете своим временем. Вот несколько простых советов о том, как это исправить.
Напишите план на день
Планируйте заранее – рано утром или, что ещё лучше, ночью перед сном. План даст вам наглядное понимание того, что надо сделать в конкретный день. Всё, что вам останется сделать – это придерживаться плана как можно точнее.
Задайте дедлайн для выполнения каждой задачи
Больше конкретики! Сделайте задачу А до 10 часов утра, задачу Б до обеда, задачу В — к концу рабочего дня. Расстановка дедлайнов поможет вам делать всё вовремя и не «отъедать» время у других задач.
Пользуйтесь календарем
Календарь — фундаментальный шаг на пути к управлению своим временем. Если вы пользуетесь Microsoft Outlook или Lotus Notes, календарь будет частью вашей почты. Как вариант, возьмите Google Calendar и синхронизируйте его со своими мобильными гаджетами (смартфоном, планшетом и т.п.) — так вы сможете уточнять свои задачи в любом месте и в любое время.
Используйте органайзер
Он поможет вам видеть всё, что происходит в вашей жизни. Органайзер помогает разбираться с входящей информацией, списками задачи, проектами и тому подобным.
Знайте свои дедлайны
Когда вам нужно сделать это дело? Выделяйте в календаре и органайзере свои дедлайны — и всегда будете в курсе того, когда надо сдать очередной проект.
Научитесь говорить «Нет»
Не берите на себя больше, чем сможете сделать. Если на вас пытаются «повесить» что-то ещё, когда вы занимаетесь уже полученными заданиями, твердо скажите «нет» или, если так сказать нет возможности, хотя бы перенесите новую задачу на более поздний срок.
Старайтесь всё сделать раньше
Если вам надо сдать проект к определенному сроку, вы либо «сдадитесь» вовремя, либо не успеете. Но если вы решите, что хотите разобраться с проектом либо раньше, либо в срок, то решите эту задачу или раньше (что вообще отлично), или в срок (что тоже вполне себе замечательно). Так что приходите на встречи пораньше, а дедлайны переносите на более ранний срок.
Учитесь выполнять задачи за отведенное время
Например, написать отчет за 2 часа, потратить на покупки 1 час, и т.д.
Поставьте рядом с собой часы
Иногда мы так увлекаемся работой или любимым делом, что забываем о времени. Решение этой проблемы — приличного размера часы рядом с рабочим местом.
Устанавливайте напоминания за 15 минут до события
Делайте что-то одно
Люди часто пытаются успеть всё и сразу – и в итоге не успевают ничего. Выберите одну, самую важную задачу, и занимайтесь только ей. Закройте все вкладки браузера и программы, которые не относятся к делу.
Разберитесь с тем, что отвлекает вас от работы
Обычно это телефонные звонки, сообщения из мессенджеров и уведомления с любимых сайтов. Вы знаете, что делать – отключите всё это (да-да, и смартфон, и интернет) и занимайтесь только своей работой. Ничего страшного не произойдет – сотовые операторы присылают уведомления о пропущенном звонке и предлагают функцию автоответчика, а новости с медузы и сообщения ваших друзей подождут до вечера.
Поставьте таймер
Скачайте приложение – например, Egg Timer или любой Pomodoro-клиент (я пользуюсь Pomodoro Timer), задайте время, которое хотите работать (например, 50 минут) и запустите обратный отсчет. Когда придет время, таймер подаст звуковой сигнал. Отдохните 10-15 минут, а затем продолжайте.
Не зацикливайтесь на мелочах
Вы все равно не сможете сделать всё-всё-всё ровно так, как хотите. Доводить документ до идеального состояния, когда этого не требуется – пустая трата времени. Которого у всех нас, если подумать, не так уж много.
Выставляйте приоритеты
Сделать всё невозможно, так что делайте выбор – что вы будете делать сейчас, а что позже или вообще никогда. Сделайте девизом своей жизни правило Парето («20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата»).
Делегируйте
Если есть вещи, которые кто-то сделает лучше, чем вы – смело отдавайте работу этому человеку, а сами сосредоточьтесь на том, что умеете делать лучше всех.
Объединяйте задачи
Например, если вам надо позвонить, выделите в своем рабочем календаре время только на звонки – и обзванивайте сразу всех, с кем хотели хотели в этот день, чтобы потом не отвлекаться.
Разберитесь с поглотителями времени
Какие сайты ежедневно «пожирают» ваше драгоценное время? Определите источник проблемы – например, ВКонтакте, Facebook, Twitter и т.п. – и откажитесь от них в рабочее время (или хотя бы пореже заходите на них).
Режьте, когда это нужно
Причина №1, по которой мы опаздываем что-то делать – мы не можем отказаться от чего-то, что обещали раньше, хотя сейчас у нас уже другие приоритеты. Отменяйте или сокращайте встречи – иначе вашим делам не будет ни конца, ни края.
Делайте перерыв между задачами
Хотя бы 5-10 минут – в конце концов, вы же не робот, и нуждаетесь в отдыхе и «переключении» с одного дела на другое.
-
20 вещей, которые никогда не делают умные люди.
Как мозг отличает красивое от некрасивого.
Юрий Истерика – лучший пародист отечественных звезд в Instagram: 40 фото.
Источник: